Digitalización de documentos

digitalizacion de documentos

Ciertamente vivimos en el punto más alto de la denominada era de la información. Pero… ¿qué significa esto en realidad? Pues que en el transcurrir de los tiempos actuales se necesita que los datos de una empresa o de una institución se mantengan actualizados, en orden y accesibles para cualquier usuario.

Los métodos antiguos de mantenimiento y de resguardo de datos van perdiendo vigencia frente a la rapidez del flujo informativo y de trabajo del mundo laboral moderno. Seguir manteniendo sistemas obsoletos de acceso a la información sólo puede crear conflictos o retrasos en el funcionamiento orgánico de nuestra empresa.

La solución más eficaz a esta problemática es la digitalización de documentos. Este es el proceso mediante el cual convertimos información análoga en digital y no sólo eso, sino que se puede diseñar una estructura en la que estos archivos digitalizados se mantengan resguardados, respaldados y categorizados por áreas para su manejo eficiente. En el formato digital, la información contenida en todos los documentos va a ser organizada siguiendo la lógica particular impuesta por cada proyecto, siguiendo pautas establecidas por los usuarios de la red de trabajo.

Una de las ventajas de la digitalización es la versatilidad de los formatos con los que se puede trabajar, pues al momento de realizar el escaneo usted puede elegir entre PDF o algunas de las variedades de archivos de imagen. La elección de un formato en específico va a depender mucho del tipo de trabajo que se va a realizar con los archivos digitalizados, y de la capacidad de almacenamiento con la que cuenta su empresa.

Por ejemplo, para algunos archivos de textos es recomendable la digitalización en PDF, pues con un software especializado se pueden realizar ciertas modificaciones. Sin embargo, si lo que busca digitalizar es una serie de fotografías de archivo, lo mejor va a ser guardarlo en un formato específico de alta calidad para poder trabajar libremente con ellos, pero sobre todo para tener una calidad de imagen muy parecida a la del formato impreso.

digitalizacion de documentosEn Imaging Center nos especializamos en el proceso de digitalización de archivos no importando el tamaño que tenga. Uno de los mayores beneficios que ponemos al alcance de nuestros clientes es la cobertura total de las distintas áreas que comprenden este proceso, pues más allá de su eficacia, hay que hacerlo con mucha paciencia y sólo es útil cuando se realiza de la mano de expertos.

A continuación desglosamos algunas de las actividades que forman parte de la digitalización de documentos y que nosotros cubrimos en su totalidad al momento de solicitar nuestros servicios:

  • Clasificación de la información. Este proceso debe iniciarse desde el momento en el que se empieza a trabajar en los archivos impresos. Lo más recomendable es realizar la sectorización temática antes de realizar el escaneo de cada uno de los archivos. Esto va a permitir realizar el proceso de manera mucho más rápida y sin el riesgo de tener fugas de datos. Si realizamos la clasificación desde antes el trabajo posterior va a ser mucho más fácil. Dentro de esta área nuestro equipo de expertos le va a sugerir sistemas de clasificación que se ajusten a su empresa al tipo de tratamiento que le va a dar a sus datos.
  • Escaneo de archivos. Después de tener toda la información física ordenada y clasificada en su totalidad se va proceder al escaneo de cada uno de los archivos, aunque también se pueden programar por medio de lotes para agilizar todo el proceso. Las máquinas con las que trabaja Imaging Center no son escáneres comunes como los que regularmente se encuentran en las oficinas o en las casas, sino equipos con mucho más potencia, especializados y configurados para realizar capturas de alta calidad.
  • Respaldo de archivos. Después de terminar el proceso de digitalización podemos crear diversos soportes de todo el paquete de datos digitales. Es importante saber que aunque los archivos digitales son seguros y confiables, es vital contar con un respaldo, por cualquier inconveniente en los dispositivos electrónicos donde estén almacenados. En ese sentido vale mucha pena seguir el viejo dicho: más vale prevenir que lamentar.
  • Colocación de archivos en la nube digital. Un nuevo soporte de almacenamiento son las aplicaciones que suben a los archivos al internet y esto permite acceder a ellos desde cualquier parte del mundo. A estas plataformas se les conoce como nubes informáticas. Plataformas como Dropbox o Google Drive proveen este servicio y se puede configurar para limitar su acceso a un cierto grupo de personas.

Con la digitalización de documentos, la información es mucho más fácil de consultar, conservar, preservar y compartir. Permite ser examinada por un público mucho más amplio y a cualquier distancia sin tener que visitar la ubicación física.

También contamos con otros medios de digitalización de archivos que son poco conocidos, pero son igual de confiables y sobre todo durables. Algunos de ellos son: microfilm (rollos, microfichas o tarjetas de apertura), casetes de audio en cinta, videos (VHS, Beta, Súper 8, etc.), diapositivas, fotografías, entre otros.

Para lograr una verdadera y eficiente ventaja del sistema digital, se debe contar con un sistema de administración de imágenes que nos permita localizar la documentación de inmediato y por varios medios.

digitalizacion de documentosLos administradores de imágenes, básicamente, tienen la capacidad de guardar lotes de documentos (por ejemplo, expedientes) y agruparlos en bases de datos. Así, cada lote de documento es identificado por uno o varios índices de localización.
Cuando el usuario necesita localizar un lote, basta con ingresar un índice para recuperarlo.

Las ventajas de un sistema digital son:

o Almacenamiento económico.
o Disponibilidad desde cualquier PC, Stand Alone, en red o por Internet.
o Consultas rápidas y específicas.
o Impresiones locales y remotas en cualquier impresora.
o Inalterable e infalsificable.
o Acceso directo o por medio de claves de seguridad.

En Imaging Center, podemos ayudarle a identificar qué sistema de archivo le conviene más, en qué media, por cuánto tiempo – convertimos todos tus documentos – y dejamos el sistema listo con todos los componentes. También ofrecemos el servicio de capacitación para todo su personal —incluyéndole— para manejar de manera efectiva el sistema de archivos digital no sólo para su consulta, sino también para su administración.