Escaneo

escaneo

El escaneo o como también se conoce, la digitalización de documento es el proceso mediante el cual se puede llevar a cabo la conversión de un archivo análogo (es decir, todos nuestros archivos en formato impreso) a un formato digital. Esta conversión permite organizar de manera mucho más eficaz cada uno de los documentos generados por nuestra empresa. El formato digital permite organizar la información de una o varias formas lógicas y de acuerdo a las necesidades específicas del usuario o usuarios.

Todo proceso de digitalización tiene un grado de complejidad, aunque más que ser un método difícil de aplicar se tiene que realizar con mucho cuidado para que no vaya existir algún problema de confusión, mal ordenamiento e incluso perdida de información.

Para poder llevar un sistema de digitalización a buen puerto se necesitan de dos elementos vitales: el primero está relacionado con el cuidado y organización previa que ya mencionamos anteriormente, pero también se necesita de un dispositivo electrónico que tenga las capacidades para poder realizar las capturas en alta calidad. Paralelo a este sistema también se necesitan de un grupo de softwares para realizar modificaciones de formatos o de tipos de capturas. Así, con estos tres aspectos perfectamente controlados se lograra realizar un proceso exitoso y sin ningún tipo de contratiempo.

Como sabemos que no todos los empresarios tienen porque saber cómo funciona un proceso de digitalización profesional, a continuación vamos a definir y explicar cada una de las etapas necesarias para poder llevar a cabo la conversación de cualquier tipo de archivo impreso.

También es importante mencionar que en Imaging Center contamos con todos los servicios que le van a permitir realizar la conversión eficaz de cada uno de los archivos o de los documentos necesarios para conformar su soporte digital. A continuación, cada uno de los procesos en los que podemos apoyarlo.

  • La clasificación física de los archivos. Antes de comenzar el escaneo de sus documentos es necesario hacer una revisión y clasificación exhaustiva, pues esto nos va a permitir evitar posibles fugas de información, sobre todo cuando estamos tratando con lotes muy grandes de archivos. Al tener organizada la información de manera sectorizada vamos a ahorrarnos retardos pues ya no va ser necesario acomodar todo después de hacer realizado la digitalización pertinente.
  • La preparación del papel para digitalizar (eliminación de grapas, clips, broches, desencuadernado). Después de definir cada uno de las secciones de nuestro archivo vamos a tener que realizar la extracción de cualquier tipo de broces o elementos no textuales que contenga el papel. Esto se debe a que si no se revisa que ninguno de los papeles tenga un clip o un broche, no sólo puede detener considerablemente nuestro flujo de trabajo sino que pueden provocar desperfectos en el scanner poniendo en peligro no sólo el dispositivo electrónico, sino la seguridad de su personal. Este es un proceso que se puede realizar de manera paralela al de la clasificación para no generar más tardanzas y se pueda iniciar el proceso mucho más rápido.
  • escaneoEl escaneo o digitalización en cualquiera de los distintos formatos (con una resolución desde 75 hasta 1200 dpi; formato de imagen PDF, TIFF GIV, JPEG), a color, escala de grises o blanco y negro. Dependiendo mucho de los usos que vaya a hacer de su documentación se va a realizar la elección de los formatos. También va a ser importante definir estos usos antes de realizar el escaneo de los archivos, pues ya se agregan los valores en el dispositivo electrónico y toda la actividad se puede realizar de manera automatizada. Considere si los usos de sus documentos va a ser diversos para poder establecer varios formatos para un mismo archivo.
  • La captura de datos como índices de localización. Mientras se va llevando a cabo el precio de digitalización de los archivos es necesario crear un índice por el cual se va a poder acceder de manera directa a cada uno de los archivos contenidos en el disco duro del equipo en el que se va resguardar la información. Así, en lugar de estar abriendo carpeta por carpeta, basta con entrar en ese índice raíz, se pueden acceder a carpetas, archivos, y no sólo consultarlos, sino poder leerlos e incluso modificarlos.
  • La configuración y puesta a punto de un sistema de administración de imágenes y/o un sistema de flujos de documentos (workflow). Estos programas también ayudaran considerablemente al manejo de lotes grandes de información. También son útiles para archivos mucho más pequeños, pero ciertamente son más ventajosos para empresas que manejan grandes cantidades de información. Esto también nos va a ayudar a proteger la confidencialidad de documentos sensibles.
  • El respaldo de imágenes en discos ópticos, discos de almacenamiento (SAN o NAS) con arreglos RAID, cintas magnéticas. Sin duda, la digitalización de un archivo le va a permitir mantener su información en un formato mucho más duradero que no se ve afectado por el paso del tiempo. En ese sentido los archivos digitales son mucho más maleables que los formatos impresos. Sin embargo, no sucede lo mismo con los soportes que lo contienen. Por más potente que sea un disco duro este tiene un límite de funcionalidad, así que lo mejor será establecer desde el principio distintos soportes para tener un respaldo y mantener asegurada toda nuestra información.
  • El respaldo de largo plazo en microfilm. El microfilm es uno de los soportes más potentes para realizar la grabación de nuestros archivos, pues tiene duración de mínimo 200 años y de máximo 500 años, así, que realmente está asegurada la permanencia de su información por mucho tiempo.
  • El almacenamiento o publicación en la nube, público o privado. Al momento de realizar el montaje y el diseño del sistema de administración y de acceso a la información se puede definir distintos candados. Así si hay información que sólo es pertinente para un departamento en específico se puede establecer que cierto número de personas puedan tener acceso a ellas. También se puede hacer un soporte de toda su información en la “nube”, es decir, aplicaciones de almacenamiento en línea que permiten tener acceso remoto a la información y además no tiene limistes territoriales de acceso, por lo que todos sus empleados van a poder acceder a ella desde cualquier ciudad o país en las que se encuentres. Además, si se realizan modificaciones, estas se actualizarán en todos los equipos que estén vinculados a esa nube.
  • La instalación de equipo, software, periféricos, etc. Y la puesta a punto de todo el sistema. Sabemos que no todas las empresas cuentan con todo los elementos para formar una estación de digitalización, y nosotros, al querer ser la solución más eficaz e integral para este tipo de dificultades, ponemos a su alcance todos los elementos para lograr llevar su proyecto al éxito. Además, contamos con asesores que lo van a guiar punto por punto. Además si no cuenta con el software o el hardware necesario para llevar a cabo todo el proceso, nosotros lo ponemos en sus manos. Incluso realizamos las instalaciones necesarias, dejando marchando todo sin que usted tenga que preocuparse por el funcionamiento del mismo.
  • La capacitación para el día a día. Como nuestra mayor preocupación es facilitar lo más posible todo el proceso de digitalización, no sólo nos encargamos de la gestión de cada una de las etapas del mismo, sino que también podemos capacitar a su personal para el manejo de los archivos digitales generados, de esta manera va a poder seguir trabajando normalmente y sus empleados se van a sentir seguros de manejar cada uno de los archivos digitales muy fácilmente. Los procesos administrativos van tener un ritmo mucho más fluido.
  • Venta del equipo del software y el hardware para realizar el proyecto por su cuenta. Si cuenta con el personal capacitado para realizar procesos de digitalización y prefiere que sean ellos quienes gestionen todas las actividades de conversión de archivos, nosotros podemos ser los proveedores de los dos elementos claves para su trabajo: los programas de gestión y escaneo, y los dispositivos electrónicos. Somos distribuidores de las mejores marcas del mercado.

escaneoImaging Center está dedicado y tiene amplia experiencia en las soluciones tecnológicas que permitan mejorar considerablemente las operaciones administrativas de una empresa, institución, organización o cualquier tipo de negocio.

 Algunos de los beneficios de los procedimientos de digitalización son los siguientes:

• Disminución de espacio de archivo. Porque al tener todos los archivos digitalizados ya no va a tener que mantener todas esas montañas de papel que le quitan espacio. Incluso La Secretaría de Hacienda y Crédito Público acepta la digitalización como si fuera el original (bajo un estricto procedimiento del cual nosotros tenemos plenos conocimiento y además somos expertos).
• Archivo fácil, organizado y económico.  No gasta más en papel, y al tenerlo digital es muy fácil de organizar.
• Consulta dinámica, rápida y sencilla. La identificación y búsqueda de archivos va a ser mucho más fácil y rápida  porque se va  a poder acceder a la información por medio de varios índices de localización e incluso por medio del texto que está dentro de ellas (si se aplicó OCR)
• La información respaldada se hace inalterable e infalsificable.  ¡Nosotros lo sabemos hacer!