Servicio de digitalización de documentos

servicio de digitalizacion de documentos¡Bienvenido, querido lector!Es un placer tenerte de vuelta a este espacio creado especialmente para ti, en donde podrás encontrar toda la información, tips y contenido relacionado al mundo de la digitalización y las ventajas de acceder a este servicio.

En esta entrada queremos hablarte de uno de los servicios que en Imaging Center tenemos para ti, el servicio de digitalización de documentos, un sistema que sin duda te beneficiará y facilitará la vida de manera enorme, pues sabemos lo engorroso y cansado que es tener que lidiar con los miles de documentos, carpetas, folders y libros que las empresas suelen guardar para verificar todos los movimientos que en ella se realizan.

Los archivos son necesarios en muchos giros, son la prueba de muchas acciones, movimientos y contienen la información más importante de la empresa, oficina, negocio escuela o de cualquier giro.

El problema con los archivos físicos es que cada mes, incluso cada día que pasa, se van haciendo más gruesos y difíciles de guardar y clasificar, pues ocupan un espacio significativo y necesitan de muebles y protecciones especiales para poder mantener el contenido de dicha información a salvo de las inclemencias del tiempo, es por eso importante modernizar el sistema de archivo y entrar en la modalidad de los servicios de digitalización de archivos, pues con este se reduce en gran medida el espacio ocupado por las toneladas de papeles que ya han perdido valor y que simplemente generan polvo, almacenan humedad y son nidos perfectos para miles de insectos, como polillas, que solo dañan la estructura de los archiveros y pueden generar alergias importantes en los trabajadores de esta sección..

Muchas son las dependencias y empresas que necesitan de este servicio,  una de las que más lo solicita son sin duda las bibliotecas, si bien a los que trabajan en este giro les gusta conservar la imagen nostálgica de los cientos de libros y papeles clasificados en viejos y grandes estantes, es importante que se unan a la simplicidad y practicidad de tener un archivo digitalizado, esto no significa que los libros, periódicos y material de consulta físico que se encuentre en el lugar desaparezca, es simplemente una excelente herramienta para facilitar el trabajo de archivo, guardar movimientos, conservar materiales que estén en peligro de ser dañados, sustituir libros que no estén en condiciones de ser mostrados al público sin necesidad de negar la información que en él se encuentra.

Una de las grandes ventajas es que es un sistema sencillo, no requiere de un gasto económico grande, al contrario, te ahorrarás muchísimo en impresiones, espacio y mantenimiento y clasificación de los miles de archivos físicos.

Con la finalidad de convencerte de que el servicio de digitalización de documentos es lo que necesitas, te damos las diez ventajas que supone este método de almacenamiento de información.

1.- Asegurar la conservación de material irreparable,  puedes salvar los archivos del deterioro ocasionado por el paso del tiempo, por el clima y por las posibles plagas.

servicio de digitalizacion de documentos2.- No necesitas un cuarto entero dedicado a los archivos, puedes solucionar con una computador y con un disco que tenga una gran capacidad de memoria, un ejemplo, en una sd, una mini tarjeta de memoria de 128Gb pueden caber hasta 57,000 imágenes, sin perder calidad, así que las carpetas que necesitas se reducen para guardar solamente tarjetas de memoria, tambien puedes tener discos duros externos con terabytes de capacidad, con los que puedas almacenar una biblioteca entera, asegurando la existencia (por lo menos en digital) de todo el conocimiento e información que en tu biblioteca y archivos existe.

3.- Los documentos pueden ser editados fácilmente, además que el trabajo de selección y archivo por carpetas se facilita enormemente, pueden ser guardados en diversos formatos para poder acceder a ellos en diversas plataformas.

4.- Se puede controlar de mejor manera el acceso y la manipulación de la información, pues al estar en una computadora o tarjetas sd, se tendrá que acceder por medio de una contraseña, también se puede dotar de grado de seguridad a los archivos, por lo que las llaves y los casilleros están de sobra.

5.- Se tiene acceso a consultas simultáneas, por lo que se quedó atrás el problema de la falta de libros, pues los usuarios podrán tener acceso a la información de una misma fuente al mismo tiempo desde diversas plataformas digitales.

6.- Se puede tener acceso al material desde cualquier plataforma, por lo que si necesitas revisar algún archivo de un mes o día específico, puedes acceder desde tu tableta o móvil con la contraseña del archivo en cuestión.

7.- El envío de material clasificado para revisión, o libros que tengan que ser trasladados de un lugar a otro se facilita enormemente, pues los paquetes de datos pueden enviarse por medio de correos electrónicos o por servicios de mensajería digital pesada, como nubes de información.El archivo llegará de manera electrónica e inmediata, ahorrando tiempo y gastos en paquetería.

8.- Se agilizan de manera excelente las copias de seguridad, teniendo varios archivos digitales que no se dañarán por el ambiente o por un mal almacenaje.

9.- Si se necesita una copia física, se puede imprimir en cualquier momento, sin necesidad de recurrir a los archivos, buscar entre miles de papeles y volver a colocar el ejemplar en el lugar correspondiente.

10.- Al tener el archivo en digital evitas las pérdidas por robos, incendios o inundaciones, pues éstos pueden tener espejos en varias plataformas.

Un plus es que ayudas al medio ambiente, pues no necesitas ya de miles de hojas que sólo contaminan y quitan espacio necesario para otras actividades.

Es momento de que modernices tu manera de archivar y solicites nuestro servicio de digitalización de documentos, estamos seguros que no te arrepentirás.